Dalam
setiap kantor modern selain kertas dan alat tulis untuk melaksanakan tatausaha
masih diperlukan bermacam – macam barang perbekalan yang banyak sekali ragamnya
dan jumlahnya mencapai puluhan seperti misalnya amplop, asahan potlot, bak
surat, bantalan cap, jam tembok, jepitan kertas, dan sejenisnya. Untuk jelasnya
dan tertibnya, dapatlah kiranya segenap perbekalan tatausaha itu digolongkan
dalam jenis – jenis barang berikut :
|
1.
Barang lembaran
|
: misalnya kertas tik, karbon, berkas.
|
|
2.
Barang bentuk lainnya
|
: misalnya lim, karet, penghapus, tinta.
|
|
3.
Alat tulis
|
: misalnya potlot, pulpen, cap nomor.
|
|
4.
Alat keperluan lainnya
|
: misalnya mistar, alat pencabut jepitan kawat, bantalan cap.
|
|
5.
Mesin perkantoran
|
: misalnya mesin tik, mesin hitung, mesin stensil
|
|
6.
Perabotan perkantoran
|
: misalnya meja, lemari, peti besi.
|
|
7.
Perlengkapan lainnya
|
: misalnya lampu, permadani, kipas angin.
|
Pelaksanaan
tatausaha dengan berbagai barang perbekalan itu sesungguhnya memerlukan hal –
hal lain yang dapat dianggap sebagai “bahan baku” atau bahan mentahnya. Hal –
hal yang dimaksud tidak lain adalah konsepsi – konsepsi pikiran manusia berupa
abjad, angka, tanda – tanda baca (koma, titik, tanda tanya), tanda – tanda
hitung (tambah, kali, tanda sama dengan), dan sistem – sistem tulisan dengan
huruf – huruf yang lazim maupun khusus seperti tulisan steno. Bahan – bahan
baku ini dengan melalui barang – barang perbekalan tatausaha dan menurut
serangkaian aturan tatatertib tertentu dipakai untuk menyatakan secara tertulis
berbagai keterangan yang diperlukan.
Akhirnya
dari perpaduan antara kegiatan – kegiatan tatausaha, bahan – bahan baku, dan
barang – barang perbekalan itu terciptalah benda – benda hasil kerja yang dapat
berbentuk segala macam warkat, buku (misalnya buku kas), dan benda
berketerangan lainnya (contoh : medali kejuaraan).
Setiap
meja kerja di kantor perlu dilengkapi dengan macam – macam perlengkapan untuk
pelaksanaan tatausaha dengan sebaik – baiknya. Perlengkapan tatausaha itu
meliputi baik barang yang awet pakai maupun benda – benda yang habis pakai.
Pengertian awet pakai ialah bahwa barang – barang itu tahan lama pemakaiannya,
misalnya alat pelubang kertas, walaupan pada akhirnya bisa juga rusak karena
pemakaian terus menerus yang sangat lama. Sebaliknya, benda – benda yang habis
pakai tidak selalu berarti bahwa benda itu menjadi musnah atau habis tanpa
meninggalkan bekas dalam pemakaiannya seperti misalnya karet penghapus,
melainkan dapat juga berarti bahwa setelah sesuatu benda dipakai maka benda itu
tidak dapat lagi dipakai untuk yang kedua kalinya.
Dalam
kepustakaan asing benda – benda keperluan tatausaha yang habis dalam
pemakaiannya itu lazimnya disebut office supplies (bekal tatausaha). Sebuah
buku pegangan merumuskan office supplies sebagai benda – benda yang dipakai
habis dalam pelaksanaan pekerjaan sehari – hari dari pegawai – pegawai
tatausaha. Yang tergolong office supplies ini adalah pena, potlot, tinta, pita
mesin tik, kertas, blangko formulir, karbon, karet penghapus, berkas, jepitan kertas.
Di antara macam – macam bekal tatausaha yang terpakai habis dalam penggunaanya
di kantor itu sebagai keseluruhan disebut stationer (keperluan tuis – menulis).
Menurut
Leffingwell dan Robinson, setiap meja tulis hendaknya dilengkapi dengan standard
perlengkapan tatausaha yang terdiri dari :
1.
Desk
trays (baki – baki surat)
2.
Desk
calendar (tanggalan meja)
3.
Ruler
(garisan)
4.
Pens
(pena – pena)
5.
Penholders
(tangkai – tangkai pena)
6.
Pencils
(potlot – potlot)
7.
Colored
pencil (potlot warna)
8.
Eraser
(penghapus potlot)
9.
Blotters
(kertas – kertas isap)
10. Shears (gunting)
11. Stapler (penjepret kawat)
12. Tray for clips (bak untuk jepitan – jepiatan kertas)
13. Tray for pins (bak untuk jarum – jarum)
14. Tray for rubber bands (bak untuk karet – karet gelang)
15. Binders (berkas – berkas jepitan)
16. Band dater (cap tanggaan)
17. Stamp pad (bantal cap)
18. Stationery requisitions (blangko – bangko formulir
permintaan keperluan tulis menulis)
19. Scratch paper (kertas untuk coret – coretan)
Setiap kantor perlu pula dilengkapi dengan sejumlah
perlengkapan tatausaha. Suatu daftar perlengkapan itu telah disusun oleh
Frances King dan Louis Feldman sebagai berikut, tapi jumlahnya masing – masing
barang untuk suatu kantor tergantung pada besar kecilnya kantor yang
bersangkutan :
|
·
Mesin tik
|
·
Tanda petunjuk arsip surat
|
·
Alat penajam potlot
|
|
·
Mesin stensil
|
·
Tanggalan meja
|
·
Penjepret kawat
|
|
·
Mesin jumlah
|
·
Tinta
|
·
Pengungkit kawat jepret
|
|
·
Lemari arsip
|
·
Tempat tinta
|
·
Pelubang kertas
|
|
·
Timbangan surat
|
·
Tangkai
|
·
Gunting
|
|
·
Keranjang sampah kantor
|
·
Pena
|
·
Alat pembuka surat
|
|
·
Bak surat
|
·
Potlot
|
·
Garisan
|
|
·
Cagak topi/ pakaian
|
·
Potlot warna
|
·
Bunga karang karet dan tempatnya
|
|
·
Jam
|
·
Penghapus potlot
|
·
Kertas bungkus
|
|
·
Kamus
|
·
Penghapus mesin tik
|
·
Tali
|
|
·
Blangko surat
|
·
Penghapus tinta
|
·
Kertas berlapis perekat
|
|
·
Amplop berbagai ukuran
|
·
Kertas isap
|
·
Jalur perekat dari plastik
|
|
·
Kertas polos
|
·
Kertas untuk coret – coretan
|
·
Perekat cair atau kental
|
|
·
Karbon
|
·
Jepitan kertas
|
·
Paku payung
|
|
·
Buku catatan juru steno
|
·
Karet gelang
|
|
|
·
Berkas, ukuran surat
|
·
Bak untuk jepitan kertas dan karet gelang
|
|
Dari daftar di atas ternyata bahwa setiap kantor bilamana
diharapkan dapat menunaikan tugasnya secara memuaskan dalam masyarakat modern
dewasa ini hendaknya dilengkapi dengan perlengkapan tatausaha yang banyak
macamnya. Beberapa alat tatausaha yang dapat ditambahkan pada daftar di atas
untuk lebih melancarkan pekerjaan ialah pe=isau lipat atau silet, papan tulis
dengan kapur dan penghapusnya, buku catatan harian, bel bagi pimpinan untuk
memanggil pesuruh atau pegawai bawahannya, kalkulator, mesin perangko, rak
surat, dan tancapan surat serta peraatan lainnya untuk menyimpan surat/
dokumen. Penggolongan dan penaruhan macam – macam warkat itu lebih mudah
dilakukan dengan rak surat, sedang penyimpanan suatu catatan yang bersifat
sementara dapat dilakukan dengan tancapan surat.
Akhirnya,
berhubung dengan peranan setiap kantor modern dewasa ini sebagai pusat ingatan
dan sumber informasi, maka dalam kantor itu hendaknya disediakan pula buku –
buku petunjuk untuk menjadi tempat bertanya mengenai segala fakta umum yang
diperlukan dari waktu ke waktu. Buku – buku petunjuk atau karya – karya
referensi itu kegunaanya masing – masing dapat dibedakan dalam jenis – jenis
berikut :
|
1.
Encyclopedia (ensiklopedi)
|
: untuk memperoleh keterengan tentang sesuatu hal yang
meliputi latarbelakangnya dan uraian dasar yang bersifat luas.
|
|
2.
Yearbook
(buku tahunan)
|
: untuk mengetahui perkembangan dari peristiwa –
peristiwa dalam tahun – tahun yang terakhir.
|
|
3.
Dictionary (kamus)
|
: untuk mencari arti, perumusan, ejaan, dan
peristilahan dari sesuatu hal.
|
|
4.
Almanac (almanak)
|
: untuk mencari fakta – fakta khusus dalam suatu bidang
tersendiri, termasuk angka – angka statistik.
|
|
5.
Handbook
(buku pegangan)
|
: untuk memperoleh penjelasan yang luas dan lengkap
mengenai poko soal dalam suatu bidang spesialisasi.
|
|
6.
Gazetter, atlas
(kamus geografi, atlas)
|
: untuk mencari keterangan tentang suatu tempat.
|
|
7.
Biographical dictionary (kamus riwayat hidup)
|
: untuk mencari keterangan tentang riwayat hidup
seseorang yang sudah termasuk tokoh.
|
|
8.
Directory
(daftar alamat)
|
: untuk mencari nama dan alamat dari seseorang, suatu
perusahaan, atau organisasi – organisasi lainnya.
|
